E-Posta Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-mail kullanımı kurumsal hayatın vazgeçilmez bir parçası olmakla birlikte dahada fazla önem taşımaktadır.
İş hayatında hatalı gönderilen mailler sizi zor durumlara sokabilir, profesyonel ilişkilerinizin zarar görmesine sebep olabilir. Bu yüzden, iş hayatında e-mail gönderiminde dikkat edilmesi gereken basit kurallara uymak, yapılan hataların önüne geçilmesini sağlayacaktır. Şimdi gelin bu kurallara bir göz atalım;

1- Konu Ekleme

E-postanızın alıcı tarafından zamanında açılması ya da okunması için konu başlığının doğru yazılması önemlisidir.
Peki bir e-postanın konu başlığının doğru yazılmasını oluşturan öğeler nelerdir?

• Konu bölümü sizin e-postanızın içeriğini özetleyen kelimelerden oluşmalıdır. Örneğin bir insan kaynakları uzmanına CV konulu bir mail gönderdiğinde sizi bulması zor olabilir. Bunun yerine Bilişim Başvuru Hakkında konulu bir mail hem daha açıklayıcı ve çarpıcıyken hemde daha sonra filtreli arama yapılmasında kolaylık sağlayacaktır.
• Konu kısmında tüm kelimeler büyük harflerle yazılmamalıdır.
• Daha önce gönderdiğiniz bir e-postayı düzeltip tekrar göndermek istiyorsanız konu bölümüne "Düzeltme" veya "Revize" diye belirtmek gereklidir.

Yazışmalar aynı e-posta üzerinden devam ediyor ancak içerik değişiyor ise konu başlığının içeriğe uygun olarak değiştirilmesi veya yeni bir e-posta üzerinden sürdürülmesi uygun olacaktır.

2- Giriş Cümlesi ve Hitap

Giriş cümlesi alıcının e-postanıza vereceği önem açısından belirleyici rol oynar. E-postanızın tamamının okunup okunmamasının karar verilirken de yine giriş cümlesinin doğru seçilmesi son derece etkilidir. Konu başlığı ve giriş cümlesi alıcıda sizinle ve e-postanızla ilgili ilk etkiyi oluşturacak olan alanlardır.

• E-postanızın ilk satırına bir hitapla başlamak sonrasında ilk cümleyi yazmak gerekir. Örneğin; "İyi günler Recep Bey;", "Merhaba Yusuf Bey;" gibi

• İsim kullanacağınız hitaplarda e-postayı alacak kişinin cinsiyetinden emin değilseniz hanım veya bey yerine soyadını kullanarak hitap edebilirsiniz. Özelliklede bazı isimler her iki cinsiyette kullanıldığı için iletişim kazalarına sebebiyet verebilmektedir. Örneğin; "Sayın Deniz Karakaş;" gibi.
• Bir guruba e-posta gönderilirken; "Sayın Yöneticilerimiz;", "Sayın Yetkililer;", "Değerli Öğretmenlerimiz;" olarak kapsayıcı hitap kullanılır.
• Kolay gelsin, Selam, Hi, Mrb, Slm gibi kullanılan kelimelerle selamlama yapılması kurumsal e-posta yazışmalarında uygun değildir.

3- E-Posta İçeriği

• E-postalarınızın kısa, net ve açık olması anlatmak istediğiniz konunun anlaşılırlığını sağlayacaktır. Tarafların zaman yönetimine önem göstermek için mesaj fazla uzun tutulmamalıdır. 
• Diliniz kurumsal olmalıdır.
• Kurumsal yazışmalarda birinci tekil şahıs yerine üçüncü tekil şahıs kullanılarak cümle kurulması tercih edilir. Örneğin; "Eki gönderiyorum." değil "Ekte sunulmuştur."
• Vurgulanmak istenen yerler için koyu renk veya metin altı çizili kullanılmalı ancak hepsinin bir arada ve gereksiz yerlerde kullanılmasının negatif bir etki yaratabileceği de unutulmamalıdır.
• Metin puntosu 10-12 aralığında, Metin biçimi Arial, Times New Roman, Verdana, Metin rengi, Siyah, Gri, Lacivert tonlarında olmalıdır.
• Metin sola hizalı olmalıdır, satır aralarında gereksiz boşluk bırakılmamalıdır, noktalama işaretlerine ve imla kurallarına dikkat edilmelidir.

4- E-Posta Sonlandırma

E-postanızı oluşturan tüm öğeler gibi bitiş ifadeniz de oluşturmak istediğiniz etkinin önemli bir adımıdır.

• Aynı statüde ya da astınıza yazdığınız bir e-posta "Bilgilerinize Sunarım." veya "Rica ederim." ifadeleri ile bitirilmelidir.
• Bir talebiniz varsa üstünüzden "Rica" edemezsiniz. Rica sizinle yatay pozisyonda veya sizden alt pozisyonda olanlara karşı kullanabileceğiniz bir kelimedir. Üstlere arz edilir.
• Üstlerinize yazdığınız e-postalar mutlaka "Bilgilerinize arz ederim.", "Bilgilerinize arz edilmiştir.", "Saygılarımla" ifadeleriyle bitirilmelidir.
• Her mail iyi dilek belirten cümleler ile sonlandırılmalıdır. Örneğin "Saygılarımızla",  "İyi çalışmalar." gibi. Bu kuralın dışında belirtilen "Kolay gelsin.", "Görüşürüz." ve "Bye." gibi iyi dilek ifadeleri kurumsal e-posta yazım tekniklerine uygun değildir.

5- Öneriler

• E-postalarda yüz ifadeleri, ses tonu gibi iletişim öğeleri bulunmadığı için yazanın ciddiyeti mesajı ve amacı hakkındaki tüm izlenim yazı ve formattan edinilmektedir. Bu nedenle etkili ve doğru e-posta kullanımı, kendimizi doğru ifade etmemiz ve doğru algılanmamız açısından büyük önem taşımaktadır.
• Taslak hazırlayın. Hiç kimse kafa karıştırıcı ve anlaşılmaz mailler okumak istemez. Bu neden e-posta yazarken önce mutlaka bir taslak oluşturulmalıdır.
• Tüm iletinizi göndermeden önce mutlaka okuyun.
• Taslağınızı tamamladıktan sonra anlaşılırlığına, hatalı kelime olup olmadığına, giriş gelişme sonuç akışına uygunluğuna bakılmalıdır. 
• Düzeltmeler yapıldıktan sonra e-postayı alacak kişin yerine kendimizi koyarak ileti tekrar okunmalıdır.
• E-postanın içerine göre mutlaka yanıtlamak, hemen dönüş yapamıyor isek e-postanın ulaştığını ve ne zaman geri dönüş yapabileceğimize dair bilgi vermek iletişim açısında önem arz etmektedir.

Kaynak: İsmek